午前中、給与計算をしていました。今月から、少し集計方法が変わり、作業に時間がかかるようになりました。パートさんの時間のカウントについて、分単位で、集計するようになり、ソフトに入力する始業･終業時刻を入力する際、慎重に操作する必要が出てきました。
基本的には、二重チェックをかけていますので、一度目の入力に誤りがあっても、ミスの補正はかけられます。しかし、この形式での集計は今回が初めてでしたので、慣れていない事と、手順スクリプトを修正しながらの作業となり、少し時間がかかりました。
午後からは、事務所の経理作業をしていました。いつも、月の前半に、前月分の入力を終えているところですが、今月の作業はやっと今日取りかかる事になりました。
その後、資料の片付けを行ないました。３ヶ月に１度発行される専門誌が有り、過去２年分位保管していました。１冊の厚みが１センチ強有り、全部まとめると、そこそこスペースをとっていましたので、電子化することにしました。
スキャンスナップというパソコンの周辺機器が有り、こちらで読み取ることにより、ＰＤＦ文書としてパソコンに収録できます。そのスキャンスナップに読み取ってもらう為には、冊子上の資料をバラス必要が有ります。
１枚ずつの用紙上にして、ＡＤＦにて自動紙送りで１枚ずつスキャンしてくれます。上手にPDFにする為には、ここの入力作業のパートが一番重要になってきます。
このスキャナー作業は、いつもはここで完了ですが、今回は一工夫しました。PDF文書に目を通して、気になった部分には、コメントをいれておくことにしました。このコメントとは、アドビアクロバットというソフトがあると可能になる機能です。
PDF文書の任意の場所にマークが記され、カーソルを合わせると、噴出し上に入力した文書が表示されます。今回のように、資料を入力したものだと、直接資料に書き込まなくても済みます。
電子収蔵による収納性の向上、直接紙に記入しないでコメントを残せる電子記録、このあたりが、PCの恩恵の醍醐味です。